Assistant administratif / Assistante administrative

CONTEXTE ET SPECIFICITE

Vous intervenez au sein d'une association loi 1901 dont les valeurs sont fondées sur l'économie sociale.
Le cœur même de notre métier repose sur les valeurs de respect de l'autre, de partage, d'écoute des publics précaires et vulnérables.
L'association développe plusieurs activités :

Une plateforme téléphonique d'intermédiation auprès de personnes âgées à domicile
Un pôle d'évaluation CARSAT/FP/CNRACS
Un Centre Ressource RH EMPLOI / FORMATION

Vous serez donc chargé(e) du suivi administratif sur la partie accueil téléphonique, du suivi sur le pôle EVALUATION de l'implémentation des dossiers CARSAT, de la planification des tournées, en collaboration avec l'ensemble de l'équipe CQFD et sous la responsabilité de la directrice.
Vous travaillerez au quotidien dans un esprit d'équipe, d'échange et de partage avec l'ensemble des salariés de CQFD.


PROFIL

Niveau BAC à BTS

COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE

- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Pack Office à minima)
- Bonne présentation
- Création d'outil de travail (tableau de bord, rétro planning.)
- Capacités de travail en autonomie
- Capacité de travail en équipe
- Qualité d'écoute
- Discrétion
- Gestion des situations de stress
- Aptitude relationnelle
- Bonne communication
- Sens de l'organisation
- Connaissances des structures associatives
- Connaissances du secteur des services aux personnes
- Planification de tournées

MISSION

Accueil/ Information/ Conseil

- Assurer l'accueil téléphonique, des partenaires et des demandeurs d'emploi, des bénéficiaires, des appelants CARSAT, des associations du réseau
- Rechercher et actualiser les informations nécessaires (mises à jour des listes, relation avec les associations)
- Mise à jour des fichiers
- Transmettre la documentation et les informations
- Accueillir et renseigner (si possible) les personnes se présentant à CQFD
- Assurer l'accueil physique et logistique des stagiaires en formation à CQFD

Service EVALUATION

- Suivre des dossiers CARSAT
- Vérifier quotidiennement le portail OSCAR et alerter en cas de nouvelles demandes
- Organiser des rendez-vous avec les bénéficiaires et planifier les tournées des évaluatrices.
- Rédiger les courriers aux bénéficiaires (que l'on n'a pas réussi à joindre par téléphone), suivre le courrier et faire un retour aux évaluatrices
- Réaliser un bilan statistique des dossiers CARSAT et plateforme
- Assurer une remontée des informations auprès de la directrice et des évaluatrices
- Vérifier les mails à propos des évaluations, penser à tracer les informations et mettre en copie la directrice.

Secrétariat

- Classer et archiver les documents
- Enregistrer le courrier « arrivé » et « départ » en cas d'absence de la directrice
- Transmettre les messages écrits et téléphoniques
- Assurer un suivi des demandes (qualité du service)
- Informer immédiatement de tout problème lié aux structures, aux usagers
- Gérer et actualiser les bases de données des adhérents et partenaires
- Etablir avec le directeur et les évaluatrices et la responsable du pôle emploi formation, le calendrier des actions à mener
- Respecter les échéances établies avec la directrice
- Noter chaque jour, les tâches effectuées
- Rendre compte une fois par semaine au directeur et aux évaluatrices de l'avancée du travail et des difficultés rencontrées.
- Participer à la mise en place et à la gestion des événements de l'association : CA, Comité de pilotage, table ronde et autres évènements
- Assister la directrice dans les tâches administratives et le secrétariat (adhésions, courrier, mailing.)

Salaire : selon Convention Collective entre 1820€ bruts à 2 000€ bruts/ mois pour un temps plein